Warum du als Community Manager Zapier kennen solltest

Das webbasierte Dienstprogramm Zapier  ermöglicht es seinen Nutzer:innen, verschiedene Webanwendungen miteinander zu verknüpfen. So lassen sich, vereinfacht gesagt, automatisierte Workflows erstellen – und du sparst eine Menge Zeit, die du für Wichtigeres einsetzen kannst.

Seit das Unternehmen 2011 von Wade Foster, Bryan Helmig und Mike Knoop gegründet wurde, hat es eine beeindruckende Erfolgsgeschichte geschrieben. Kein Wunder, ist der Nutzen doch besonders hoch und die Idee hinter Zapier denkbar einfach: Viele von uns – darunter auch Manager von Coworking Spaces – nutzen täglich eine Vielzahl von Webanwendungen, etwa E-Mail, Kalender, Projektmanagement-Tools und mehr. Weil diese Anwendungen jedoch oft ihre eigenen Benutzeroberflächen und Funktionen haben, die nicht miteinander interagieren, verbringen wir viel Zeit damit, zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herzuwechseln.

Oftmals handelt es sich dabei um simple Aufgaben im Community Management, die Zapier oder eine vergleichbare App automatisiert erledigen kann. Es gibt also einige Vorteile, sich für die Organisation eines Coworking Spaces diese Unterstützung zu holen. Wir haben einige konkrete Anwendungsbeispiele zusammengetragen, um den Nutzen zu verdeutlichen.

User Content automatisch auf die Website bringen

Der Coworking Space Hafven nutzt Zapier dafür, User Content auf die Website zu bringen. »Bei Hafven hatten wir immer die Herausforderung, erklären zu müssen, was alles im Hafven stattfindet«, erzählt der Mitgründer Hardy Seiler. »Das Hafven-Team musste also händisch Inhalte auf die Website stellen und öfters auch mal den Mitgliedern hinterherlaufen, um überhaupt den Content zu bekommen. Das war super aufwendig.«

Wenn in deiner Community parallel viele Aktivitäten stattfinden und jemand alle Daten der verschiedenen Events pflegen muss, ist der Aufwand natürlich hoch. Hafven hat diesen deutlich verringert, indem dank einer Zapier-Integration über coapp diese Prozesse automatisiert laufen. Konkret bedeutet das: Neue Mitglieder, neue Projekte, Events oder Jobs werden durch Community-Manager und Mitgliedern selbst auf coapp erstellt und gepflegt, und schließlich via Zapier auf die Hafven-Website übertragen.

So bleiben die entsprechenden Informationen auf der Plattform und der Website jeweils synchron aktuell und Hafven-Interessierte können sich viel besser einen Überblick verschaffen.

Raumtemperatur und Licht automatisch einstellen

Nicht nur im Heimbedarf liegen Smart Home Features total im Trend, auch Coworking Spaces wollen sich mehr und mehr energieeffizient aufstellen. Hier kann Zapier gute Hilfe leisten, um verschiedene Geräte und Dienste miteinander zu verbinden.

Zum Beispiel könntest du einen automatisierten Workflow erstellen, der dann ausgelöst wird, wenn ein Sensor eine Änderung der Raumtemperatur registriert. Diese – vielleicht auffällige – Temperaturschwankung würde an einen Dienst wie Slack oder Microsoft Teams weitergeleitet werden, um dich als Community Manager darüber in Kenntnis zu setzen, dass eine Klimaanlage möglicherweise gewartet werden muss.

Der Coworking Space Tiny Space hat dessen Smart Home Features von Loxone via Zapier mit coapp verbunden und auf diese Weise eine eigene Gebäudeautomation geschaffen. Bucht ein Mitglied den Besprechungsraum wird der Raum vorab automatisch auf Temperatur gebracht, und sogar das Licht rechtzeitig ein- und ausgeschaltet.

Automatisierte Nachrichten an neue Mitglieder schicken

Klar, in einer idealen Welt hättest du immer Zeit dafür, dich jedem neuen Mitglied deiner Community in Ruhe zu widmen. Doch nicht immer ist die vorhanden. So kann via Zapier das Onboarding bei einer Neuanmeldung automatisch stattfinden, und etwa eine Direct Message via coapp an den neuen User geschickt werden. Die zwar automatisierte, aber dennoch persönliche Willkommensnachricht könnte dann schon mal die grundsätzlichen Instruktionen und Informationen zur Community parat halten.

Weil das Ganze in der Chatfunktion funktioniert, können neue User direkt auf die Nachricht antworten und haben sofort einen Ansprechpartner für invidivuelle Anliegen oder Rückfragen.

Dasselbe lässt sich natürlich auch bei der Lead-Generierung oder potenziellen neuen Mitgliedern anwenden: Wenn jemand beispielsweise ein Kontaktformular auf deiner Website ausfüllt, könntest du mithilfe von Zapier automatisch eine E-Mail an den potenziellen Interessenten senden oder direkt eine Benachrichtigung an dein Team schicken, das sich um ein Follow-Up kümmert.

Maschinen automatisch ein- und ausschalten

Natürlich sind deiner Fantasie keinen Grenzen gesetzt und können für individuelle Features deiner Community eine Rollen spielen. Hafven besitzt beispielsweise Lasercutter, die man vorab buchen muss. Mit ein bisschen Technik-Knowhow wurde eine Automatisierung geschaffen, die die Lasercutter nur dann mit Strom speist, wenn eine Buchung via coapp vorliegt. Hierfür wurden Schnittstellen zwischen Lasercutter, coapp und Google Calender geschaffen, verbunden durch ein Produkt von Shelly.cloud und IFTTT.

»Wir haben festgestellt, dass einige unserer Mitglieder den Lasercutter ohne Buchung benutzt haben, oder die Überstunden wurden am Gerät nicht registriert«, erklärt der Verantwortliche, Miguel. »Dadurch haben wir Geld verloren. Dies wollten wir ohne großem Aufwand vermeiden und so kam die Idee, ein Relais von Shelly.cloud irgendwo auf die Leitung einzubauen.« Als die beste Stelle hierfür identifizierte er im Gehäuse vor dem Kippschalter ergeben, damit sich die Funktionalitäten nicht überbrücken. Fünf Minuten vor Buchungsanfang wir also der Strom ein- und zehn Minuten nach der Buchung wieder ausgeschalten.

Die Erfahrungen scheinen gut zu sein, denn Miguel überlegt sich schon die nächsten Einsatzmöglichkeiten für die Applets. »Für die Zukunft wollen wir die Services weiter nutzen und Relais mit mehreren Channels anwenden, damit wir auch zum Beispiel Lichtschilder mit den Beschriftungen Frei oder Gebucht in unseren Spaces anbringen könnten, eine Erinnerung ans Pflanzengießen, und so weiter.«

Mit coapp und Zapier eine Menge Zeit sparen

Die kostenlose Version von Zapier erlaubt bis zu 100 Aktionen pro Monat, was für viele Nutzer:innen sogar ausreichend ist, während die kostenpflichtigen Pläne zusätzliche Funktionen und unbegrenzte Aktionen bieten.

Wie du vielleicht merkst, sind wir einigermaßen begeistert von den zahlreichen Einsatzmöglichkeiten, die Zapier bietet. Hast du Fragen zum Einsatz von coapp und Zapier? Oder vielleicht schon eine Idee, zu welchem Case in deinem Community Management sie nützlich sein könnte? Sprich uns gern an!