Die Cowork Konferenz ist einer der wichtigsten Programmpunkte der GCF

Was macht eigentlich die German Coworking Federation? Als nationaler Verband der deutschen Coworking-Bewegung setzt sich die GCF für die Förderung und Vernetzung von Coworking Spaces ein – sowohl regional als auch global, und unterstützt die Forschung zu zukunftsrelevanten Themen wie Coworking und New Work. Mit diesem Fokus möchten das Team der GCF die Mitglieder verbinden, begeistern und zu Events oder News in der Coworking-Szene informieren.

Seit diesem Jahr nutzt GCF für die internen Austausch coapp, deshalb sprechen wir mit der Community Managerin Anja Müller und dem Finanzvorstand Nico Henkels über ihre Erfahrungen: Wie hilft ihnen coapp im Alltag und was verändert sich durch die Nutzung für ihre Community?

Nico und Anja, könnt ihr euch kurz einmal vorstellen?

Anja: Mein Name ist Anja Müller, ich bin begeisterte Camperin und in der Camper-Community zuhause, schon deshalb interessiere ich mich sehr für Coworking. Anfang 2021 habe ich an der Akademie der German Coworking Federation teilgenommen, um zu lernen, wie man Coworking Spaces erfolgreich betreibt, besonders in Kombination mit Campingplätzen. Dadurch kam ich in engeren Kontakt mit den netten Leuten der GCF, und als Ende 2022 die Stelle der Community Managerin ausgeschrieben wurde, habe ich mich sofort angesprochen gefühlt. Meine Hauptaufgaben liegen in der Mitgliederarbeit und auch viel Verwaltung, deshalb bin ich auch eine der Ersten, die coapp nutzt.

»Mit coapp haben wir jetzt ein zentrales Tool für Mitgliederverwaltung und Community-Interaktion, das viel übersichtlicher ist.«

Nico: Ich bin Nico Henkels aus Wuppertal und habe 2017/2018 einen Coworking-Space eröffnet. Über die German Coworking Federation wollte ich mich mit anderen inhabergeführten Coworking Spaces vernetzen und Wissen teilen. Seit 2018 bin ich im Vorstand tätig, hauptsächlich für Finanzthemen. Wir haben viele Tools genutzt, aber die Kommunikation war oft chaotisch. Wir haben ein Verwaltungsprogramm für unseren Verein gesucht, mit dem wir nicht nur kommunizieren, sondern auch Mitgliedsbeiträge einziehen und Rechnungen versenden können. Mit coapp haben wir jetzt ein zentrales Tool für Mitgliederverwaltung und Community-Interaktion, das viel übersichtlicher ist.

Ihr habt damit direkt zentrale Herausforderungen angesprochen: Häufig ist es so, dass Community Manager den persönlichen Umgang mit Menschen lieben, gern Aktionen oder Workshops organisieren und die Gemeinschaften pflegen, aber oft von viel Papier- oder Bürokram aufgehalten werden. Wie hilft euch coapp an dieser Stelle?

Anja: Das war auch unser Hauptproblem. Mit coapp können wir viele administrative Aufgaben leichter bewältigen und Events einfach organisieren. Das reduziert den Papierkram erheblich.

Nico: Lange haben wir Slack als Community-Chat-Modul benutzt, dazu kamen Newsletter, Homepage, verschiedene WhatsApp- oder Signal-Gruppen und sonstige Kanäle. Die Kommunikation war also total verteilt und verfranst über alle möglichen Kanäle, das war eine Herausforderung. Manche Leute wussten dann genau Bescheid zu einzelnen Infos oder Events, andere haben gesagt: »Man kriegt gar nichts mit von euch!«, und so weiter. Für uns war deshalb irgendwann klar, dass wir gern ein Tool hätten, mit dem wir sowohl unsere Mitglieder verwalten und transparent abrechnen können, aber eben auch einen virtuellen Community-Space anbieten können, in dem man sich austauschen kann und der auch für ganz Alltägliches genutzt wird.

Das heißt, ich habt hier besonders die Usability für die Community mitgedacht?

Nico: An coapp schätzen wir insbesondere die fantastischen Community-Features. Mit der Social Media-ähnlichen Streamline können sich viele Leute leicht daran gewöhnen. Zuvor hatten wir bei Apps wie Slack das Problem, dass manche es schon gut kennen, weil sie es beruflich nutzen, und andere total damit fremdeln. Bei coapp ist es recht intuitiv, und wenn man einmal drin ist, besteht eine relativ geringe Hemmschwelle, dort reinzuschreiben. Genau sagen können wir das zwar erst später – wir sind ja noch mitten im Onboarding-Prozess –, aber aus unserer Sicht besteht eine gute Chance, mit coapp mehr Interaktion zu erreichen. Für uns als Community ist die Herausforderung nämlich insbesondere, dass wir uns nur einmal im Jahr bei der Konferenz live sehen, den Rest des Jahres sind die Leute total über Deutschland und teilweise auch Europa verstreut. Von daher ist es natürlich essenziell wichtig, so eine schriftliche, gute Plattform zu haben.

»An coapp schätzen wir insbesondere die fantastischen Community-Features. Mit der Social Media-ähnlichen Streamline können sich viele Leute leicht daran gewöhnen.«

Wie seht ihr das Potenzial von coapp dabei, den Leuten eine Stütze und Erleichterung zu bieten, sodass sie nicht mehr auf zig Kanälen ihre Infos zusammensuchen müssen?

Anja: Der Vorteil von coapp ist hier, dass die Inhalte bestehen bleiben, im Gegensatz zu Slack, wo wir dann nach 90 Tagen die Inhalte noch lange suchen können... (lacht) Ich bin sehr gespannt, wie die Leute es dann annehmen, denn wie du schon gesagt hast, Nico, manche fremdeln mit neuen Apps. Ich hatte auch schon das Feedback auf dem Tisch: »Oh nö, nicht schon wieder ein neues Ding!« Ich glaube aber, dass die Community es mögen wird, wenn sie einmal drin ist und die Vorteile sieht. Und da ist es halt auch an uns Community Managern, das jetzt auch wirklich gut aufzubereiten, die Leute zu begleiten, mitzunehmen und es dort einfach schön zu gestalten, damit sie sich mit coapp wohlfühlen.

Hast du da speziell etwas im Kopf, was den Leuten dabei helfen wird?

Anja: Ja, ein total wichtiger Punkt wird sein, dass wir coapp nicht nur im Browser, sondern auch als App nutzen können, die es ja jetzt gibt. Wenn das mal richtig eingerichtet ist und läuft, wird es den großen Vorteil bringen, dass die App schneller zugänglich ist und besonders diejenigen gut abholt, die für die Kommunikation viel ihr Smartphone benutzen oder Slack gewohnt sind.

Wie seid ihr auf coapp überhaupt aufmerksam geworden?

Nico: coapp war Sponsor bei unserer GCF-Coworking-Konferenz und wir haben uns gemeinsam mit Hardy Seiler das Tool genauer angeschaut. Da bei coapp der Fokus neben der Verwaltung auch stark auf der Vernetzung untereinander liegt, bot es alles, was wir brauchten, insbesondere für Community-Management. Stella hat uns da sehr enthusiastisch durchgeführt, das war toll. (lacht)

Schön, dass ihr einen guten persönlichen Eindruck hattet. Die Natur von Coworking Spaces ist ja, dass man irgendwo effizient arbeiten möchte, aber es auch um den menschlichen Kontakt und das Miteinander geht. Die Dinge, die auch dann erst entstehen, wenn man sich einbringt und partizipiert. War es für euch ein Grund, euch für eine App zu entscheiden, bei der man den Urheber kennt? Eben kein Tech-Gigant in den USA, bei dem man nicht genau weiß, wo die Daten liegen, sondern einen Anbieter, den ihr im Zweifel auch anrufen könntet bei Problemen oder Feedback?

Anja: Ja, absolut, und diesen Support weiß ich wirklich sehr zu schätzen! Das Team von coapp ist von Montag bis Freitag super erreichbar, manchmal hat mir Hardy auch sonntags noch geantwortet. (lacht) Es ist toll zu wissen, dass alle dir bei Problemen sofort helfen und ständig am Weiterentwickeln sind. Neulich hatte ich mit dem CTO Mago gesprochen, der unglaublich aufmerksam ist, alles aufnimmt und nach Möglichkeit sofort verbessert. In dieser kurzen Zeit, in der wir coapp nutzen, ist bereits richtig viel passiert. Da bin ich sehr happy.

Ihr seid ja quasi der Meta-Verband für die Coworking-Spaces – ein bisschen wie ein Coworking-Space für Coworking-Spaces – und habt das Mandat, für die Vernetzung zu sorgen, zum Beispiel in Form eurer jährlichen Konferenz. Wie sieht eure tägliche Arbeit aus und wie hilft euch coapp dabei?

Nico: Diese Beschreibung ist eigentlich ganz spannend – Coworking-Space für Coworking- Spaces – aber in der Regel machen wir ganz klassische Verbandsarbeit. Wir haben uns als Bundesverband zum Ziel gesetzt, die Coworking-Kultur in Deutschland zu fördern, das steht über allem. Dafür organisieren wir Workshops, die Akademie und unsere jährliche Konferenz. coapp hilft uns, die Kommunikation und den Austausch zu zentralisieren, sodass wir schneller auf Fragen reagieren können, denn wir helfen Gründer:innen auf dem Weg zum eigenen Space und bieten auch danach noch Austauschformate, Netzwerktreffen und Community Calls an. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Fragen nicht nur uns, sondern in die Community zu stellen. Für dieses Forum sehen wir coapp zum Beispiel sehr stark. Wenn jemand ein Problem mit einer Kaffeemaschine, einem Nutzer oder dem WLAN hat, kann man sich so schnell austauschen.

Ich habe mir vorhin von eurer Website notiert: Es braucht mehr als Tische und Stühle in einen Raum zu packen und den WLAN-Router anzustellen für ein erfolgreiches Coworking Space. Was ist die wichtigste Voraussetzung für einen erfolgreichen Coworking-Space?

Anja: Ganz einfach eigentlich – die Menschen sind das Wichtigste. Die wichtigste Voraussetzung ist also, die Menschen gut zu vernetzen, transparent zu sein, Information und Wissen gut zu verteilen, das können wir sehr gut mit coapp machen. Ich bin persönlich besonders gespannt auf das Feature Circles, wenn wir verschiedene Coworking Spaces überregional verknüpfen können. Mit coapp wollen wir erreichen, dass nicht nur Termine und Events geteilt werden, sondern dass sich die Leute zuhause fühlen und eine Anlaufstelle haben, um alle Fragen zu stellen, die sie über Coworking interessieren. Dass es eine lebendige Gemeinschaft gibt, die wir offline weiterführen können.

Wie viele Mitglieder hat denn eure Community ungefähr?

Anja: Da fällt mir gleich noch ein Feature ein: vielleicht sollte es so eine Art Umkreissuche geben, mit der man andere Coworking Spaces finden kann, aber auch Leute aus der Community im Umkreis zu finden. Das funktioniert bei den Campern ziemlich gut (lacht).

Nico: Ich sehe das wie Anja, dass es um die Vernetzung der Menschen geht, denn in Coworking Spaces suchen sie ja etwas: eine Gemeinschaft, einen Arbeitsplatz, ein technisch solides Umfeld, aber vor allem andere Menschen. Wenn das gut gemanagt ist, und es Personen gibt, die sich als Gastgeber und Vernetzer:innen sehen, dann hast du eine bessere Chance, eine funktionierende Community zu haben. Mit einer gut vernetzten Community gibt es eine Resilienz gegen wirtschaftliche Schwankungen. Das hat man auch in der Coronazeit gemerkt: Dass viele Mitglieder ihren Space weiterhin unterstützt haben und in Kontakt blieben, auch wenn sie nicht hingehen konnten. Das unterscheidet einen Coworking Space vom reinen Office Center mit Schreibtischen und Meetingräumen. Coworking-Kultur geht deutlich über das Dienstleistungsthema hinaus. Das ist das eigentlich Spannende für uns.

Das Gastgebertum finde ich eine tolle Analogie, das gilt ja dann auch für Menschen, die vielleicht gar kein Mitglied im Space sind und sich bei einer Veranstaltung super aufgehoben fühlen. Das kann eine lebendige Community, die aufeinander acht gibt, das sorgt für einen einladenden Charakter. Vielen Dank für eure Zeit!

German Coworking Federation: »Eine gute Community sorgt für Resilienz«

»Mit coapp haben wir jetzt ein zentrales Tool für Mitgliederverwaltung und Community-Interaktion, das viel übersichtlicher ist.«

»An coapp schätzen wir insbesondere die fantastischen Community-Features. Mit der Social Media-ähnlichen Streamline können sich viele Leute leicht daran gewöhnen.«

coapp als mobile App für Apple iOS und Android

StartRaum Göttingen: Effiziente Coworking-Verwaltung dank coapp